วารสาร K SME Inspired ฉบับที่71 ประจำเดือน มีนาคม 2563

Cloud Accounting ได้เวลาทำบัญชีออนไลน์

โดยศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการผู้จัดการ บริษัท Network Advisory Team Ltd.

​

ในยุคของ Digital Economy เขาบอกว่า ผู้ที่จะอยู่รอดจาก Disruption ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ที่รวยหรือฉลาดที่สุด แต่ต้องเป็นผู้ที่รู้จักปรับตัวให้เร็วที่สุด จึงเกิดวลีที่ว่า ให้ Disrupt ตัวเองก่อนที่จะถูก Disruptนั่นหมายถึงให้รีบปรับตัวก่อนที่จะถูกปรับออกจากโลกธุรกิจ

ในการที่จะปรับธุรกิจให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกนั้น สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งในการจัดการธุรกิจคือ การจัดการด้านบัญชี ท่านทราบหรือไม่ว่า เวลานี้ใครๆเขาไปทำบัญชีบนเมฆกันหมดแล้ว การทำบัญชีบนเมฆนั้น หมายถึง Cloud Accountingหรือการทำบัญชีด้วยระบบออนไลน์

เหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์ เพราะการที่ระบบบัญชีอยู่บนออนไลน์ หรือ Cloud Platform ทำให้ผู้ใช้งานจากฝ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นนักบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด และผู้บริหารสามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านหลากหลายอุปกรณ์ซึ่งสะดวกมากสำหรับการทำธุรกิจในยุคโลกาภิวัตน์ที่เราทำการค้าขายได้ทั่วโลก ซึ่งต้องมีการเดินทาง บ่อยๆ หรือในกรณีที่มีผู้ถือหุ้นในต่างประเทศก็จะสะดวกหรือดูทันสมัยที่จะให้เขาเข้าถึงข้อมูลของกิจการผ่านทางออนไลน์

​

นอกจากนั้น การที่ทุกฝ่ายบันทึกและใช้ข้อมูลบนฐานข้อมูลเดียวกัน จะยิ่งทำให้การแสดงผลทำได้รวดเร็ว ทันใจ อีกทั้งยังไม่ต้องลงทุนค่าใช้จ่ายก้อนโตในการซื้อโปรแกรมบัญชีเหมือนระบบ Desktop แต่สามารถจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน ซึ่งจะถูกหรือแพงขึ้นอยู่ตามขอบเขตของบริการที่เลือกใช้ นอกจากนี้ ผู้พัฒนาระบบบัญชีออนไลน์แถวหน้ามักจะแถมแอปพลิเคชันที่จะทำให้ท่านสามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีได้ผ่านโทรศัพท์มือถือไม่ว่าจะเป็นระบบ iOS หรือ Android ซึ่งรองรับไลฟ์สไตล์ของผู้คนยุคนี้ที่โทรศัพท์มือถือเป็นปัจจัยที่สำคัญของชีวิตไปแล้ว

เหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือเนื่องจากมีแนวโน้มของโลกว่า คนรุ่นใหม่อย่าง Gen Y, Gen Z จะไม่นิยมทำงานประจำที่ต้องเข้างานตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น แต่เขาจะเลือกที่หางานแบบ Work From Home ที่ให้อิสระและความยืดหยุ่นเรื่องเวลา จึงทำให้ผู้พัฒนา Cloud Accounting มุ่งที่จะพัฒนาไปในทิศทางที่ต้องพึ่งพาการบันทึกบัญชีด้วยคนให้น้อยลง โดยหานวัตกรรมใหม่ๆในการเชื่อมข้อมูล (Sync)จากระบบต่างๆ มาสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องแบบ Real Time เพราะการเชื่อมข้อมูลจะลดความเสี่ยงจากการบันทึกที่ผิดพลาด

ดังนั้น จึงเป็นความลงตัวที่เทคโนโลยีทำให้เราลดการพึ่งพานักบัญชีลง แต่ยังคงต้องการนักบัญชีที่มีประสบการณ์มาตรวจงานก่อนปิดบัญชีและให้คำปรึกษาในการเอาตัวเลข ทางบัญชีมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งงานเหล่านี้ก็สามารถหานักบัญชีที่มีประสบการณ์แต่ไม่อยากทำงานเต็มวันมาทำงานออนไลน์จากที่ไหนก็ได้แบบ Freelance ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการประหยัดงบประมาณด้านเงินเดือนและสวัสดิการไปได้มาก แต่ถ้าเราไม่รีบปรับตัวเข้าสู่ระบบบัญชีออนไลน์ตั้งแต่วันนี้ แน่นอนว่าผู้ประกอบการต้องเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานด้านบัญชีที่รุนแรงขึ้นเรื่อยๆ

ขอยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้นว่า ระบบบัญชีออนไลน์จะช่วยลดภาระในการบันทึกข้อมูลได้อย่างไร

​

​

​

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ทุกวันนี้จะมีแอปพลิเคชันหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น POS, Payroll,Inventory ฯลฯ ที่พัฒนาให้เกิดการเชื่อมข้อมูลไปยังระบบบัญชี โดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำซ้อนอีก และยังมีแอปพลิเคชันที่ใช้เทคโนโลยี OCR ในการแปลงภาพให้เป็นข้อมูล โดยสามารถแปลงข้อมูลจากอินวอยซ์การซื้อสินค้าและบริการของท่านไม่ว่าจะส่งมาทาง e-mail หรือสแกนมาในรูปของ PDF หรือมาในรูปแบบของภาพถ่าย ให้เป็นข้อมูลที่พร้อมสำหรับเชื่อมโยงเข้าไปในโปรแกรมบัญชีโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำอีก ซึ่งนอกจากจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงินในกระเป๋าแล้วยังจะช่วยให้การทำบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว สามารถได้ตัวเลขแบบ Real Time มาใช้ในการตัดสินใจอย่างทันการณ์มากขึ้น

สุดท้ายนี้ไม่ต้องบอกก็เดาได้ว่า ท่านยังมีความกังวลว่า การทำบัญชีออนไลน์จะให้ความมั่นใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลบัญชี ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญและเป็นความลับของกิจการได้อย่างไร คำตอบคือผู้พัฒนา Cloud Accounting นั้นตระหนักดีว่า ข้อมูลทางบัญชีของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากปล่อยให้เกิดปัญหาก็เหมือนทุบหม้อข้าวตัวเอง ระบบบัญชีบน Cloud Based จะถูก Back up โดยอัตโนมัติ และผู้ให้บริการจะจัดเก็บไว้หลายแห่งอย่างปลอดภัยบน Cloud Based Server จึงหมดปัญหาที่เดิมเก็บบน Hard Disk ที่อาจจะมีความเสี่ยงต่อข้อมูลหากเกิดไฟไหม้ หรือเกิดภัยธรรมชาติต่างๆ ดังนั้นข้อมูลบนเมฆปลอดภัยกว่าการเก็บบน Desktop แบบปัจจุบันเสียอีก

เมื่อเห็นประโยชน์มากมายของระบบบัญชีออนไลน์แล้ว อย่ารอช้าที่จะเริ่มศึกษา และรีบนำมาใช้ในกิจการของท่าน เพราะตัวเองก็เคยถามผู้ใหญ่ที่เคารพท่านหนึ่งที่เป็นเจ้าของกิจการที่มีชื่อเสียงหลายแห่งว่า ทำไมถึงเปลี่ยนจากโปรแกรมบัญชีบน Desktop มาใช้ Cloud Accounting?

คำตอบของท่านคมมากและให้ข้อคิดที่ดีทีเดียว จึงขออนุญาตนำมาฝากผู้อ่านทุกท่าน ท่านตอบมาว่า

“การทำบัญชีออนไลน์ ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นทางรอดของธุรกิจ ใครๆ เขาก็ไปอยู่บนเมฆกันหมดแล้ว ถ้าเราพลาดรถไฟขบวนนี้ อย่าได้หวังว่าจะไปนอนรอขบวนหน้า เพราะอาจจะต้องนอนแบบไม่ตื่นแทน”

​

K SME Inspired #71 Page 68 - 73

​